Conservare ed archiviare i documenti di casa

L’archiviazione dei documenti di casa è uno di quei lavori che continui a rimandare? Non procrastinare, ora ti spiego come organizzare bollette, fatture, documenti della banca, la busta paga e tutta la corrispondenza. Utilizzando pochi strumenti potrai finalmente sistemare tutte le scartoffie che sono sparse a mucchietti per la casa.

Sistemare i documenti è fondamentale non solo ai fini fiscali, per eventuali controlli ma, anche per poter trovare una bolletta, senza dover setacciare tutta la casa.

Segui il mio metodo per organizzare i documenti di casa, una volta ricevuti nella cassetta della posta, verrà in automatico riordinarli mentre attendi il pagamento ed il controllo dell’estratto conto bancario. Successivamente li avrai già suddivisi ed ordinati per l’archiviazione.

Scegliere lo spazio adatto

Trova uno spazio adatto per poter mettere i documenti che andrai ad archiviare, che sia in un armadio, in una credenza, in una cassapanca o in un mobile della cucina poco importa, avrai bisogno di un unico luogo dove mettere la corrispondenza e dovrà essere l’unico punto di riferimento. La conservazione di alcuni documenti durerà per molti anni quindi, valuta uno spazio non troppo piccolo.

Materiale e strumenti necessari

Dopo aver scelto lo spazio in cui andrai a conservare i documenti di casa, prepara ed acquista ciò che serve per riorganizzare:

• faldoni o raccoglitori ad anelli;
• cartelline trasparenti con i buchi;
• penne colorate;
• spillatrice.

Organizzare i documenti di casa

La prima cosa che devi fare, a questo punto, è raccogliere tutti i documenti e cominciare a suddividerli in grossi gruppi, io ad esempio li ho suddivisi così:

• banca;
• documenti automobile;
• utenze o bollette o fatture;
• lavoro;
• personali e salute;
• casa;
• dichiarazioni dei redditi;
• garanzie e libretti delle istruzioni (allega ai libretti i relativi scontrini o fatture di acquisto).

Una volta divisi i documenti, devi dividerli in sotto gruppi, ed inserirli in cartelline differenti, come ad esempio:

• Banca:
  • ogni anno in una cartellina.
• Automobile:
  • contratto di acquisto o eventuale leasing, documenti di demolizione o vendita;
  • documenti dell’automobile (fotocopie del libretto di circolazione e dell’assicurazione, certificato di proprietà in originale);
  • bollo;
  • assicurazione;
  • multe.
• Bollette: (potrebbero servire più faldoni per queste)
  • contratti di attivazione utenze;
  • luce;
  • acqua;
  • gas;
  • televisione;
  • telefono.
• Lavoro:
  • cedolini delle buste paga;
  • eventuali richieste INPS;
  • comunicazioni varie.
• Documenti personali e della salute:
  • documenti d’identità (conservare una copia di tutti i documenti d’identità, utili in caso di smarrimento e segnare sul calendario le scadenze da ricordare);
  • referti di analisi e visite cliniche.
• Documenti della casa:
  • canone tv;
  • contratti di affitto, con relativi pagamenti;
  • spese condominiali;
  • rogito notarile (se la casa è di proprietà);
  • assicurazione della casa;
  • ICI / IMU.
• Dichiarazioni dei redditi:
  • una cartellina per ogni anno in cui inserirai sia la dichiarazione che i relativi documenti utilizzati per compilarla;
  • cartelle esattoriali;
  • comunicazioni varie.

I documenti di questi sottogruppi, dovrai poi riordinarli per data, dal basso (i più vecchi) all’alto (i più recenti), così da avere in vista gli ultimi documenti ed inserirli nelle cartelline .

Inserisci poi, in ogni faldone, le relative cartelline, scrivi sul faldone il contenuto e posizionali nel luogo stabilito.

Idea creativa e riassuntiva

Se vuoi colorare un po’ questa monotonia dei documenti di casa, e rendere quindi questo lavoro più piacevole, crea una copertina per ogni cartellina e scrivi i dati più importanti ed utili.

Ho imparato questo sistema lavorando in studi di commercialisti ed occupandomi di archiviazione dei documenti, perciò dovevo rendere l’archivio più organizzato e comprensibile per tutti.

Per le bollette, ad esempio, su un foglio bianco scrivi i seguenti dati, ti serviranno per avere subito a colpo d’occhio ciò che ti può interessare:

• utenza fornita;
• data inizio fornitura (data del contratto);
• numero contatore o codice servizio oppure numero contratto;
• frequenza fatturazione;
• totale delle fatture di ogni anno.

Se vuoi sbizzarrirti, crea la copertina con un programma di scrittura testi e stampala.

Tempi di conservazione dei documenti di casa

I periodi sono stabiliti dalla legge, e sono differenti in base al tipo di documento che si deve conservare. Ti lascio quindi leggere ed eventualmente stampare i tempi di conservazione dei documenti, potrai attaccarli in uno dei raccoglitori o addirittura all’armadietto che hai dedicato.

Ad inizio anno poi, fai un veloce controllo ed elimina i documenti che ormai non servono più, ricordandoti di utilizzare un distruggi documenti per rendere illeggibili le informazioni ed i dati personali.

Strumenti per la contabilità di casa

Se preferisci digitalizzare tutti i tuoi documenti oppure registrare la contabilità per avere un bilancio familiare completo, ti suggerisco due strumenti utilissimi tra cui scegliere:

• Excel o fogli di calcolo: se non lo sai utilizzare bene puoi scaricare gratis, questo modello precompilato, molto dettagliato ed ovviamente personalizzabile;
• Ipase: programma di contabilità gratuito, sia per cellulare che per pc, richiedi il codice di attivazione e potrai cominciare ad utilizzarlo. Ha moltissime funzioni, tra cui allegare i file digitali come le fatture scannerizzate, gestione di più metodi di pagamento (cassa, banca, carte di credito ecc.), lo scadenziario e molto altro ancora.

Io ho scelto il secondo, un software intuitivo che mi ha dato la possibilità di gestire la contabilità di casa in modo semplice e completo.

Pronta per riorganizzare i documenti di casa al meglio? Se li hai già organizzati, lascia pure i tuoi consigli nei commenti.